Vertrouwen komt te voet
Ik heb de afgelopen 12 maanden in diverse organisaties mogen werken die gedreven worden door grote idealen.
Wat mij opviel is dat de samenwerking absoluut niet gehinderd werd door idealen, het leek soms wel terreur in plaats samenwerken en hetzelfde doel nastreven.
Dat is jammer.
Wat hebben we nodig om te vertrouwen ?
De voedingsbodem voor toenemend gebrek aan vertrouwen is eigenlijk terug te brengen naar drie dingen:
- Structureel geen voorlichting en het niet-delen van kennis;
- Overmatig veel controle;
- Vage, onduidelijk beschreven afspraken
Structureel geen voorlichting en niet-delen van kennis
Als er onduidelijkheid is over motieven, over de werkwijze en/of over resultaten ontstaat wantrouwen.
Iemand die gewoon zijn gang gaat zonder van tevoren, tijdens of na zijn of haar handelen te informeren voedt dat wantrouwen. Daarover ontstaat dan onenigheid, discussie of zelfs een conflict.
Maar als in een verslag of mondeling tijdens de vergadering zaken worden gedeeld (dan en dan komt die en die om dat en dat te regelen...) kunnen onduidelijkheden over motieven werkwijze of resultaat weggenomen worden.
Controle
Als er veel gebruik wordt maakt van voorschriften, pasjes, regeltjes, handtekeningen, of één iemand regelt alles staat niets af, geeft geen inzicht, en behaalt niet de (afgesproken) resultaten, dan kan het zijn dat deze persoon probeert voortgangsprocessen te beheersen en in controle te krijgen of te houden.
Dat roept wantrouwen op. Dat kan worden voorkomen door niet meer te (laten) vragen dan men kan overzien en waar kan maken. Door in een vergadering bij een afspraak, of als er een update gegeven wordt na te vragen of de gevraagde acties in tijd en aandacht realistische vragen zijn aan de mensen.
Geef de ruimte om aan te geven dat men 2 van de 4 dingen afkrijgt. Dan is het helder en voorspelbaar en kan iets wat anders niet gedaan zou worden, aan iemand anders gevraagd worden.
Vage afspraken
Resultaatverwachtingen zijn vaak verschillend bij deelnemers aan afspraken.Zoveel mensen zoveel interpretaties.
Wie geen vertrouwen heeft in de uitkomst van een afspraak probeert via vage, ruime of onduidelijke omschreven afspraken ruimte te houden voor meerdere interpretaties om invloed te hebben. Om de eigen kleuring te geven aan de gekozen oplossing.
Mijn motto is dan ook: het kan maar duidelijk zijn.
Door bij een vergadering de afspraken goed te adresseren (wie is eigenaar, wat gaat deze persoon doen, wanneer is het af, wat mag het kosten, etc) en ook het proces goed te benoemen (welke stap volgt, welke mensen moeten betrokken worden en in wlek stadium en met of zonder invloed op de besluitvorming?) voorkomen we een hoop ruis en discussie in een later stadium.